Devis vers facture
Cycle commercial belge de l'acceptation du devis à la facture Peppol : jalons, numérotation, acomptes et corrections, sans redéfinir les types de documents.
Mis à jour
- Belgique
Gérer le cycle par jalons, pas par définitions
Cet article décrit la séquence opérationnelle : devis → acceptation → livraison → facture → (éventuelle) note de crédit. Il ne redéfinit pas chaque document. Pour les rôles et Peppol, voir Facture, note de crédit et devis. Pour le contenu obligatoire de la facture, voir Mentions légales obligatoires.
La plupart des écarts TVA et Peppol viennent d'un jalon sauté ou d'une conversion trop tôt.
Carte du cycle
| Jalon | Terminé quand | Trace à conserver | Peppol ? |
|---|---|---|---|
| 1. Devis | Offre envoyée avec validité + périmètre clair | ID devis hors séquence facture | Non |
| 2. Acceptation | Oui écrit / BC / confirmation portail enregistrés | Date d'acceptation + réf. BC | Non |
| 3. Livraison | Biens expédiés ou jalon validé | Preuve de livraison / temps | Non |
| 4. Facture | Émise sur la prestation réelle (ou acompte valide) | N° facture + charge structurée | Oui si obligation / exigence client |
| 5. Correction | Montants changent après envoi | Note de crédit liée à la facture | Oui (même rail) |
Discipline des jalons
Acceptation avant conversion. Un « ok » oral ne suffit pas en litige. Enregistrez qui a accepté, quand, et tout BC. L'acceptation ne remplace pas une facture : un acompte à la signature exige une facture d'acompte, pas un devis relabelisé.
Facturer ce qui a été livré. Convertir depuis devis accepté + données de livraison. Si le périmètre a dérivé, mettre à jour la piste commerciale (devis révisé / avenant) avant d'émettre. Les écarts importants entre lignes devis et facture provoquent rejets AP et bruit d'audit.
Peppol uniquement à la facture (et note de crédit). Les devis restent en e-mail, PDF ou CRM. Dès le 1er janvier 2026, de nombreuses factures B2B belges domestiques doivent passer en structuré sur Peppol ; n'attendez pas des mois de PDF non conformes. Voir l'obligation belge (2026).
Numérotation sur le pipeline
| Document | Habitude de séquence | Anti-pattern |
|---|---|---|
| Devis | Codes préfixés (D-2026-0042) | Partager le compteur facture |
| Facture | Une série sans trou par entité | Éditer / renuméroter après envoi |
| Note de crédit | Série distincte, référence à la facture | Remise informelle par e-mail |
Les équipes belges distinguent souvent visuellement devis (D-…) et factures (2026/0042) pour identifier le document TVA contraignant.
Acomptes et facturation partielle
| Schéma | Quand | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Facture d'acompte | Dépôt à l'acceptation | C'est une facture (règles de fait générateur), pas un devis |
| Facture de jalon / partielle | Contrat de facturation progressive | Aligner les lignes sur les jalons signés |
| Facture finale | Solde après achèvement | Déduire les acomptes déjà facturés ; ne pas refacturer le devis entier |
Après envoi : créditer, ne pas réécrire
Une fois la facture émise (surtout sur Peppol), les montants ne changent que via une note de crédit et, si besoin, une facture corrigée. Détails : Note de crédit sur Peppol.
Runbook minimal
- Émettre le devis avec validité et périmètre
- Enregistrer acceptation + BC
- Confirmer la livraison en interne
- Générer la facture depuis acceptation + livraison (pas un devis périmé seul)
- Envoyer via Peppol lorsque l'obligation ou le client l'exige
- Corriger par note de crédit + réémission, jamais en éditant l'historique
OrdoGrid convertit sans ressaisie tout en séparant types de documents et règles de numérotation : mêmes lignes commerciales, statut juridique distinct.
- Facture TVA
Document de facturation formel qui enregistre une prestation, réclame le paiement et sert de pièce TVA principale pour les assujettis. Distinct d'un devis ou d'une offre pro forma.