Quelles données doivent figurer sur une facture structurée
Liste claire des champs dont une facture B2B belge a besoin pour être comptabilisée automatiquement. Priorité aux données correctes avant l'envoi.
Mis à jour
À quoi sert cette checklist
Une facture structurée est un fichier de données que le logiciel du client peut lire sans ressaisie. Pour le B2B belge dans le périmètre, ce fichier circule en général sur Peppol. Les noms de normes (EN 16931, UBL, Peppol BIS) intéressent surtout les éditeurs. Vous, vous devez renseigner correctement les faits métier.
Servez-vous de cette page comme checklist avant envoi, pas comme cours sur les standards.
Checklist des champs (B2B belge)
| Zone | Ce qui doit être juste |
|---|---|
| Identité vendeur | Raison sociale, adresse, numéro d'entreprise / TVA selon votre outil |
| Identité acheteur | Idem pour le client; un mauvais numéro est le rejet classique |
| Numéro et date de facture | Numéro unique dans votre séquence; vraie date d'émission |
| Devise | En général EUR pour le B2B belge domestique |
| Lignes | Description, quantité, prix unitaire, montant net de ligne |
| TVA | Taux ou régime par ligne ou groupe; base et montant TVA cohérents avec les lignes |
| Totaux | Net, TVA et TTC qui concordent avec les lignes |
| Paiement | IBAN (et communication structurée si vous en utilisez une) |
| Références (si l'acheteur les exige) | Numéro de commande ou de contrat pour le rapprochement AP |
Souvent utiles aussi: date de livraison, centre de coût ou référence acheteur, contact en cas de litige.
Avant d'envoyer
- Remplissez chaque champ obligatoire que votre outil signale pour ce client.
- Revérifiez le numéro d'entreprise de l'acheteur (dix chiffres, y compris les zéros initiaux).
- Contrôlez le calcul TVA: nets de lignes + TVA = totaux d'en-tête.
- Lancez la validation avant envoi si le produit le propose.
- Archivez l'original structuré, pas seulement la vue PDF.
Fichier structuré vs PDF
| Fichier | Rôle |
|---|---|
| Facture structurée | Source de vérité pour conformité et comptabilisation |
| Copie lisible générée à partir des mêmes données |
Corriger le PDF alors que le fichier structuré a encore une TVA fausse ne sert à rien. Détails: PDF vs facture structurée.
Erreurs fréquentes
- Numéro acheteur faux ou incomplet
- Totaux qui ne correspondent pas aux lignes
- Traitement TVA qui ne colle pas à la fourniture (par ex. mention d'autoliquidation manquante)
- Archivage PDF uniquement
- Croire que « livré sur Peppol » prouve que les données étaient correctes
Lectures liées
- Qui doit se conformer: obligation belge de facturation électronique
- Choix de canal: PDF vs facture structurée
- Mentions obligatoires: mentions légales facture Belgique