Boîte de réception Peppol : trier les factures fournisseurs
Comment les acheteurs belges reçoivent les factures fournisseurs structurées via Peppol, trient la boîte de réception et préparent la comptabilisation sans resaisie PDF.
Mis à jour
Un seul objectif : rendre les factures fournisseurs comptabilisables
Sous l'obligation belge de e-facturation, les factures B2B domestiques arrivent en documents Peppol structurés, pas en PDF par e-mail. La boîte de réception entrante est le point où ces documents apparaissent après réception par votre point d'accès. Votre travail : trier, reconnaître le fournisseur, lever les blocages, puis comptabiliser ou approuver.
Le XML fait foi. Un aperçu PDF, s'il existe, n'est qu'une vue humaine. Voir PDF versus facture structurée.
Flux de triage quotidien
- Confirmer la livraison - Document présent avec ID participant émetteur, numéro, montants et horodatage.
- Rapprocher le fournisseur - Lier le numéro d'entreprise schéma
0208à votre fiche fournisseur. - Repérer les blocages - Mauvaise entité, fournisseur inconnu, doublon, ventilation TVA manquante, écart vs bon de commande.
- Router ou comptabiliser - Approuver, mettre en attente, ou rejeter avec une réponse IMR si votre processus l'utilise.
- Archiver avec piste d'audit - Conserver les métadonnées Peppol avec l'écriture.
| État | Signification | Action |
|---|---|---|
| Rapproché, propre | Fournisseur connu, pas de doublon, champs complets | Comptabiliser / circuit d'approbation |
| Non rapproché | ID émetteur non lié | Créer ou corriger la fiche, puis rapprocher |
| En attente | Question métier (prix, qté, BC) | Clarifier ; ne pas clôturer la compta |
| Orphelin | Reçu au PA mais non lié au bon compte/tenant | Correction admin du routage avant triage normal |
Modes de panne qui bloquent la compta
Boîte vide sans alerte. Sans enregistrement Peppol publiant la réception BIS Billing, les fournisseurs ne peuvent pas livrer. Peu de trafic signifie souvent des réception non publiée, pas « aucune facture ».
Mauvaise entité juridique. Groupe multi-sociétés mal routé : le document arrive au réseau mais dans le mauvais tenant. Traiter comme orphelin jusqu'à alignement des numéros BCE/KBO.
Doublon sous nouvel ID Peppol. Même fournisseur, nouveau point d'accès : paraît « inconnu ». Rapprocher sur n° TVA / entreprise, pas sur un ancien surnom d'endpoint.
Note de crédit dans la file factures. Type de document distinct. Comptabiliser le montant absolu sans vérifier le type inverse les écritures.
Réflexe PDF d'abord. L'équipe attend un e-mail et ignore la boîte structurée. Sous l'obligation, c'est le document Peppol qu'il faut traiter.
- Boîte de réception Peppol entrante
File de réception où apparaissent les factures fournisseurs livrées par le point d'accès, pour rapprochement, exceptions et comptabilisation.