Facture acceptée, refusée ou en cours : que faire ensuite

Livré n'est pas accepté

Le statut de livraison répond à une question : la facture structurée a-t-elle atteint le point d'accès de l'acheteur ? Une réponse acheteur plus tard en répond à une autre : va-t-il traiter ou payer cette facture telle qu'envoyée ?

L'obligation B2B belge porte sur l'émission et la réception de factures structurées. Les réponses acheteur sont fréquentes chez les grands clients et en AP automatisé, mais tous les binômes de PME ne les utilisent pas à chaque fois. Quand vous en voyez une, traitez-la comme un signal opérationnel, pas comme une preuve de paiement.

Une réponse ne remplace pas la comptabilisation, le virement bancaire, ni une note de crédit.

Acceptée : que faire ensuite

Sens : l'acheteur a validé la facture pour la suite du traitement comptes fournisseurs. Il ne conteste pas le document tel qu'envoyé.

Vos prochaines étapes (fournisseur) :

1. Gardez la facture dans le suivi normal des créances selon l'échéance.
2. N'ouvrez pas un workflow de correction.
3. Attendez encore le paiement réel ; « acceptée » n'est pas « payée ».

Si vous êtes l'acheteur qui envoie ce statut, envoyez-le seulement quand votre processus valide vraiment la facture, pas dès l'arrivée du XML.

Refusée : que faire ensuite

Sens : l'acheteur ne paiera pas cette facture telle qu'envoyée. Un problème commercial ou de données (prix, quantité, référence, livraison, TVA, mauvaise entité).

Vos prochaines étapes (fournisseur) :

1. Arrêtez d'attendre le paiement sur cet open item comme si rien ne s'était passé.
2. Lisez le motif affiché par votre outil. Appelez ou écrivez l'acheteur pour clarifier, pas pour « forcer » le même fichier.
3. Corrigez la cause, puis rectifiez avec un processus contrôlé : en général une note de crédit et, si besoin, une nouvelle facture. Guide complet : corriger une facture Peppol refusée.

Ne renvoyez pas le même numéro de facture en espérant que le refus disparaisse. Cela crée des doublons et casse la numérotation.

En cours : que faire ensuite

Sens : l'acheteur a la facture et l'examine encore. Pas encore de oui ou non définitif. Des libellés proches dans certains outils : « sous question » ou « acceptée sous conditions » : des points restent ouverts avant une acceptation nette.

Vos prochaines étapes (fournisseur) :

1. Ne traitez pas cela comme une acceptation.
2. Répondez aux questions le jour même ou le jour ouvrable suivant (n° de commande, bon de livraison, écart de ligne).
3. Évitez les relances de paiement agressives tant que le statut n'est pas passé à acceptée ou refusée.
4. Surveillez une acceptation ou un refus ultérieur ; c'est cette décision qui change votre action en créances.

Si vous êtes l'acheteur

1. Contrôlez et rapprochez la facture d'abord, puis envoyez une réponse.
2. Refusez ou posez des questions tôt pour que le fournisseur n'assume pas le paiement.
3. N'acceptez que lorsque votre processus AP valide vraiment le document.

Erreurs fréquentes

• Célébrer « livré » comme si le client avait déjà approuvé le paiement.
• Ignorer un refus et relancer le cash sur le montant d'origine.
• Corriger un refus seulement par e-mail informel alors que la facture structurée reste fausse des deux côtés.
• Accepter automatiquement toute facture entrante à réception (confondre arrivée réseau et validation métier).

Réponse acheteur sur facture

Message Peppol structuré de l'acheteur indiquant si une facture livrée est acceptée, refusée, ou encore en cours de traitement.